Van on-premises naar Microsoft 365, terwijl het werk gewoon doorging

Waar het knelde

Burgy Bouwbedrijf werkt aan de restauratie van monumenten met zo'n 120 medewerkers, waarvan het grootste deel buiten op de bouwplaats staat. De centrale server op kantoor functioneerde, maar begon te knellen: bestanden konden niet tegelijk worden bewerkt, samenwerken liep stroef en wie buiten kantoor wilde werken was afhankelijk van een VPN. Versiebeheer ontbrak en back-ups waren complex ingericht. Geen acute problemen, wel een rem op hoe Burgy wilde werken.

Migreren zonder de winkel te sluiten

Samen met ICT Teamwork is Burgy overgestapt naar Microsoft 365, met SharePoint als nieuwe basis. Belangrijk uitgangspunt: aansluiten op de bestaande manier van werken in plaats van alles overhoop gooien:

• SharePoint ingericht op de bestaande bestandsstructuur, zodat collega's vertrouwd terrein vonden
• Een overzichtelijke rechtenstructuur, afgestemd op rollen
• Migratie van losse pagina's en data naar de cloudomgeving
• Begeleiding van medewerkers bij gelijktijdig samenwerken, comments en delen via links

De migratie vond plaats terwijl de bouwplaatsen doordraaiden en het kantoor gewoon openbleef.

Wat Burgy doet met monumenten, deden wij met hun IT: verbouwen zonder te sluiten.

“Wij zijn erg tevreden over de manier waarop ICT Teamwork ons heeft ondersteund bij onze migratie naar Microsoft 365. Na deze migratie kunnen wij volop gebruik maken van de moderne samenwerkingsvormen die cloud-based werken te bieden heeft en zijn we beter beveiligd tegen gegevensverlies.”

Eerlijk over wat beter kon

Geen migratie verloopt vlekkeloos. Door de snelheid van het traject zijn niet altijd alle stakeholders op tijd meegenomen en hadden sommige programma's en templates beter vooraf getest kunnen worden. Een waardevolle les die we meenemen naar elk volgend project: communicatie, testen en adoptie zijn net zo belangrijk als de techniek zelf.

Een nieuwe manier van werken

Vandaag de dag werkt Burgy in een cloudomgeving waar collega's gelijktijdig in documenten werken, feedback geven via comments en bestanden delen via links. De beveiliging is op orde en gegevensverlies is geen zorg meer. En omdat alles nu in SharePoint staat, kan Microsoft Copilot direct bij de data van Burgy. Daarmee wordt informatie veel toegankelijker, en kan AI in het dagelijks werk waarde toevoegen in plaats van losstaan. Of zoals Bart het zelf zegt: “De hele manier van werken is anders, en tegelijkertijd zijn we er ook alweer aan gewend. Dat is misschien wel het beste teken.”